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従業員から残業代請求をされた場合の対応方法を弁護士が解説

こんなお悩みはありませんか?

悩むビジネスマン経営者や人事担当者の方から「(元)従業員から未払い残業代を請求された」と相談を受けるケースは非常に多いです。

「弁護士の名前で内容証明郵便が届いたが、どうすればよいか?」

「でたらめな請求だが、放置するとまずいのか?」

「固定残業代を出しているのに追加で支払うのか?」

「管理職なのに残業代がいるのか?」

といったお悩みをよく耳にします。

たしかに多額の残業代請求が認められるケースもありますが、請求された全額を支払う必要があるとは限りません。

重要なのは、請求を無視せずに、状況に応じて有効な反論をすることです。残業代請求への適切な対処法を知っておきましょう。

 

残業代請求を放置するリスク

リスク残業代請求に対して「身に覚えがない」「支払いたくない」などと考えていても、決して放置してはなりません。
対応を怠ると以下のリスクがあります。

労基署の立入検査

従業員が労基署に駆け込めば、立入検査を受ける可能性があります。

労基署(労働基準監督署)とは、労働関係の法令が守られているかを調査・監督する行政機関です。従業員からの相談をきっかけに、労基署が会社に立入検査を実施するケースがあります。

未払い残業代も立入検査の対象となり、会社側に問題があれば是正勧告がなされます。勧告を無視するなど悪質な場合には、刑罰が科される可能性もゼロではありません。

刑罰にまで至らないとしても、労基署の立入りを受けた事実だけで会社の信用が傷ついてしまうでしょう。取引先から関係を見直されたり、従業員の退職を招いたりするおそれがあります。

 

労働組合・ユニオンとの団体交渉

従業員が労働組合に相談して、団体交渉を申し込まれるケースもあります。

団体交渉を申し込まれれば、会社は原則として拒否できません。交渉対応に時間をとられ、協議の場では厳しく追及されるなど、通常の業務を圧迫するでしょう。交渉がまとまらなければ、組合側の行動がエスカレートする危険もあります。

団体交渉を申し込んでくるのは、企業内組合とは限りません。近年は、ユニオン(合同労組)から団体交渉を申し込まれるケースが増加しています。

ユニオンとは、地域単位で結成された労働組合です。勤務先の企業や雇用形態に関係なく、労働者は個人でユニオンに加入できます。近年、組合がない中小企業の従業員がユニオンに駆け込み、団体交渉を申し入れるケースが目立っています。

 

労働審判

会社が残業代請求に対応しないと、従業員が裁判所での労働審判に持ち込むケースがよくあります。

労働審判とは、労使間のトラブルについて迅速な解決を目指す手続きです。原則として3回以内の期日で結論を出すため、対応にスピード感が求められます。

とりわけ1回目の期日が重要ですが、会社側が証拠収集、答弁書提出などの準備にかけられる時間は1ヶ月程度と短いです。従業員は申立てまで時間をかけられるため、時間の猶予がない会社側が不利な立場に追い込まれるケースも少なくありません。

双方が協議で合意できなければ、審判(判決のようなもの)が告知されます。審判内容に対し異議申立てがあれば訴訟までもつれ込み、解決まで長い時間を要します。

 

第2、第3の残業代請求

残業代トラブルでよくあるのが、他の従業員からの「第2第3の残業代請求」です。

多くの場合、社内で残業代について不満を抱えている従業員は、1人だけではありません。会社の体制に問題があると「自分も残業代を受け取っていない」と他の従業員も追随してくる可能性が高いです。

請求する従業員が増えると、最終的に支払う残業代の総額が膨らんでしまいます。退職者も増加し、会社の根幹を揺るがす事態になりかねません。

 

反論のポイント

反論する男性請求を受けたからといって、必ずしも全額を支払う必要はありません。会社側が適切に反論すれば、支払い額を減額、あるいはゼロにすることも可能です。
会社側からできる反論としては、主に以下の5つが考えられます。

労働時間に誤りがある

まずは「そもそも従業員が主張している労働時間に誤りがある」との反論です。

従業員の請求において、労働時間を過大に見積もっているケースはたびたび見られます。タイムカードなどの客観的な証拠と照らし合わせて、従業員の主張する労働時間が正しいかを確認しましょう。

また、記録上は会社にいても、休憩していて業務にあたっていない、私的な行為をしていたといった場合もあります。業務をしてなかった時間があれば、会社から具体的に主張しましょう。

 

残業は禁止されている

「残業を禁止していた」あるいは「残業を承認していない」もよくある反論です。

残業を明確に禁止しており、残務の処理についても定められていた場合には、会社の主張が認められる可能性が高いでしょう。

もっとも、残業を黙認していたり、承認制が実質的に機能していなかったりしたケースでは、会社の反論が認められません。明確な指示があったか、残業を防ぐ措置をしていたかなど、実態がどうであったかに注意が必要です。

 

固定残業代が適用されている

固定残業代を支給していたことも、未払い分がない根拠として主張されます。

固定残業代とは、手当を支給する、基本給の中に残業代を含めるといった方法で、定額の残業代を支払う制度です。

「固定残業代を支払った」との反論が認められるには、

  • 通常の労働時間分の賃金と割増賃金とを区別できる
  • 固定残業代を支払った時間分を超える残業をしたら別途支払う

などの条件を満たしていなければなりません。

制度設計を適切にしていないと、固定残業代が割増賃金の支払いと認められず、未払い分が大幅に増加してしまいます。法律上問題のない定めとなっているかをよく確認してください。

 

管理監督者のため残業代が発生しない

請求してきた従業員が「管理監督者」にあたれば、残業代は発生しません。

もっとも「管理職=管理監督者」ではない点に注意してください。たとえば「課長」という肩書きであっても「管理監督者にあたらない」と判断されるケースは多いです。

残業代が生じない「管理監督者」に該当するかは、以下の要素から判断されます。

  • 労務管理について経営者と一体の立場にあるか
  • 労働時間について裁量があるか
  • 賃金面で地位にふさわしい待遇を受けているか

経営者の方が考えているよりも「管理監督者」にあたる範囲は狭いです。十分な根拠を用意して主張するようにしてください。

 

残業代の消滅時効が完成している

残業代の消滅時効機関が経過しており、すでに請求できなくなっているケースもあります。

現在の法律では、残業代の消滅時効期間は、毎月の給料日の翌日から3年です。2020年3月31日以前に発生した分は2年となっています。

時効期間を過ぎている残業代については「時効の援用」を行ってください。時効の援用とは、時効により生じる効果を受ける旨を、相手に伝えることです。時効の援用により、時効にかかった残業代の支払い義務は消滅します。証拠を残すために、時効の援用の意思表示は内容証明郵便で行いましょう。

時効が完成している部分については、支払いに応じる必要はありません。請求を受けて「支払う」と告げてしまうと、消滅時効を主張できなくなる可能性があります。消滅時効期間を過ぎていないかは必ず確認しましょう。

 

多額の残業代請求がなされた判例①

カフェ多額の残業代請求がなされた判例として、まずは康正産業事件(鹿児島地裁平成22年2月16日判決)を取り上げます。

概要

飲食店の店舗支配人の原告が、長時間労働の結果、低酸素脳症となり意識不明の寝たきりになったケースです。原告は発症2~6ヶ月前に平均200時間の残業をしていました。

判決結果

介護費用や慰謝料など約1億8759万円の他に、未払い残業代約732万円の支払いが認められました。

ポイント

長時間労働と発症の因果関係を認めた判決ですが、高額の残業代が認められた点も特徴的です。残業時間が非常に長かったため、残業代だけで700万円を超える支払いが認められました。

2020年より消滅時効期間が3年に延長され、今後の支払い額は増加すると予想されます。長時間労働が常態化している会社においては、高額の残業代の支払いを覚悟しなければなりません。

 

多額の残業代請求がなされた判例②

ハンバーガーショップ次は日本マクドナルド事件(東京地裁平成20年1月28日判決)です。

概要

ファストフード店の店長であった原告が、未払い残業代(約520万円)と慰謝料の支払いを求めました。

判決結果

未払い残業代として約500万円が認められました。

ポイント

店長が管理監督者にあたるか、いわゆる「名ばかり管理職」が問題になったケースです。

判決では、以下の点を指摘して、管理監督者にあたらないとされました。

  • 店長の権限は店舗内の事項に限られる(社員の採用権限や営業時間・メニュー・価格などの決定権限はない)
  • 労働時間についての自由裁量性もない(シフトマネージャーがいないときには、店長自らシフトマネージャーを務める必要がある)
  • 賃金は管理監督者に対する待遇としては不十分(次のランクのファーストアシスタントマネージャーとの差は大きくない)

管理監督者に該当するためのハードルは、思っている以上に高いです。「管理職は残業代が不要」と安易に考えないようにしてください。

 

多額の残業代請求がなされた判例③

病院の廊下最後に医療法人康心会事件(最高裁平成29年7月7日判決)を紹介します。

概要

原告の医師が、勤務していた医療法人に解雇無効確認と未払い残業代請求をしました。医師と医療法人は1700万円の年俸制で契約しており、「割増賃金は年俸に含める」とされていました。

判決結果

「通常の労働時間分の賃金と割増賃金が明確に区別できず、時間外労働への割増賃金が支払われたとはいえない」として、高裁に差し戻しました。差し戻し審では、約273万円の残業代が認められています。

ポイント

基本給と割増賃金の区別が問題となった事案で、賃金が高額であった点が特徴的です。

判決では「割増賃金は年俸に含める」との合意そのものは違法とされていません。ただし、「通常の労働時間分の賃金と割増賃金が明確に区別できない」ことを問題視しました。賃金が高額でも両者の区別が必要ということです。

したがって、固定残業代を導入するときには、必ず通常の労働時間分の賃金と割増賃金とを明確に区別できる定めにしなければなりません。

 

残業代請求を予防するためのポイント

人差し指を立てるビジネスマン残業代を請求されると、1人あたり数百万円の支払いを余儀なくされるケースも少なくありません。消滅時効期間が3年に延長された影響で、今後は支払い額が増加すると予想されます。
残業代請求が会社を揺るがす事態を避けるには、そもそも請求されないような体制を構築するべきです。残業代請求を予防するポイントとしては以下が挙げられます。

就業規則の整備

就業規則等の社内ルールを整備することは、有効な対策の一つです。

たとえば、固定残業代の定めが不適切であれば、残業代を支払っていないとみなされます。そのうえ、固定残業代部分が基礎賃金に含めて計算され、支払い額は大きく増加します。固定残業代は、ルールの不備により会社の負担が大きくなってしまう典型例です。

弁護士など専門家のアドバイスを元に、就業規則などで適切な制度設計をしておけば、高額の請求を防げます。

 

労働時間管理体制の見直し

労働時間管理は会社の責任において行わなければなりません。「労働時間を十分に管理していなかった」「勝手に残業していた」といった言い訳は、裁判所にはまず通用しないとお考えください。

対策例としては、パソコンのログや入退室時間などを管理するシステムの導入が考えられます。

労働時間の管理体制がしっかりしていれば、残業代の支給漏れを防げるはずです。請求されたとしても、会社として有効な反論がしやすくなるでしょう。

 

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この記事を書いた人

山本 哲也

山本 哲也

弁護士法人 山本総合法律事務所の代表弁護士。群馬県高崎市出身。
早稲田大学法学部卒業後、一般企業に就職するも法曹界を目指すため脱サラして弁護士に。
「地元の総合病院としての法律事務所」を目指し、個人向けのリーガルサービスだけでなく県内の企業の利益最大化に向けたリーガルサポートの提供を行っている。

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